Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.

Rekisterinpitäjä

Strand Family Group Oy
Y-tunnus: 3265773-6
osoite: Rantakatu 20, 21100 Naantali
sähköposti: info@strand.fi

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti lähettämällä sähköpostia asiakaspalveluun osoitteeseen: info@strand.fi

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
• Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
• Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu mm. asiakassuhteen hoitamiseen, toimeksiannon toteuttamiseen, markkinointiin, palveluiden kehittämiseen, liiketoiminnan suunnitteluun, riskienhallintaan taikka kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat mm:

• Asiakassuhteiden ja toimeksiantojen hoitaminen
• Palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus
• Toimeksiantojen suorittamiseen liittyvät toimenpiteet toimeksiantajan vastapuolen tai muun asiaan liittyvän tahon kanssa
• Markkinointi mukaan lukien suoramarkkinointi, markkinoinnin kohdentaminen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille sekä markkinoinnin suunnittelu
• Liiketoiminnan suunnittelu sekä palveluiden raportointi ja analytiikka
• Lakisääteisten velvollisuuksien noudattaminen liittyen mm verolainsäädäntöön, kiinteistönvälitysliikkeitä koskevaan lainsäädäntöön sekä lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisestä

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään
• Kaupparekisteristä
• Digi- ja väestötietovirastosta
• Luottotietorekistereistä
• Muista julkisista, yksityisistä tai kaupallisista rekistereistä
• Isännöitsijätoimistoilta tai muilta toimeksiantoon liittyviltä tahoilta
• Rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään pääsääntöisesti seuraavia tietoja:

• Yksilöinti- ja yhteystiedot (henkilön, yhteisön ja sen edustajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, y-tunnus, syntymäaika/henkilötunnus, kieli ym)
• Tunnistamis- ja henkilöllisyyden todentamistiedot (passi, henkilöllisyystodistus tms)
• Asiakassuhteeseen ja toimeksiannon hoitamiseen liittyvät tiedot ja viestintä
• Laskutukseen liittyvät tiedot (laskutus- ja maksutiedot, perintätiedot, luottotarkistustiedot ym)
• Asiakasviestintään ja markkinointiin liittyvät tiedot
• Muut rekisteröidyn antamat vapaaehtoiset tiedot (tietoja, joita rekisteröity antaa mm yhteydenottopyyntöjen, tapaamisten, esittelyiden tai palautteiden yhteydessä)

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja luovutetaan ja niitä käsittelevät rekisterinpitäjän ohjeistuksen mukaisesti Strand Properties Oy, Strand Properties S.L. ja niiden välitystoimintaa suorittavat Brand Partnerit, sekä Leading Real Estate Companies of the World ® -välittäjäverkoston jäsenyhtiöt henkilötietojen käsittelijöinä. Em. henkilötietojen käsittelijät voivat luovuttaa tietoja toimeksiantojen toteuttamiseksi myös yhteistyökumppaneina toimiville kiinteistönvälittäjille, jolloin tiedot luovutetaan vain välitysprosessin edellyttämässä laajuudessa ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Kaikissa tapauksissa tietoja luovutetaan eteenpäin vain niissä tapauksissa ja siinä laajuudessa, kuin mitä on tarpeen tietojen käyttötarkoituksessa ja palveluiden asianmukaisessa toteuttamisessa esim pankeille, Maanmittauslaitokselle tai isännöitsijätoimistoille.

Henkilötietoja luovutetaan tarvittavilta osin tilitoimistolle kirjanpitoa ja taloushallintoa varten. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää erilaisia palveluntuottajia ja muita kolmansia tahoja mm. koskien palvelimia ja muita teknisiä apuvälineitä. Tietoja voidaan luovuttaa myös yhteistyökumppaneille ja asiakkaille lainsäädännön sallimissa tilanteissa.

Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja voidaan luovuttaa lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään hintaseurantapalveluun palvelun edellyttämässä laajuudessa ja josta tietoja voidaan luovuttaa edelleen sen asiakkaille. Muutoin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille.

Tietoja voidaan lisäksi lain vaatimuksesta luovuttaa esimerkiksi viranomaisille.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli näin poikkeuksellisesti toimitaan (esimerkiksi kansainvälisessä kiinteistönkaupassa toimeksiannon toteuttamiseksi, tai datateknisistä syistä), rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta kuten tietosuojalainsäädännössä erikseen säädetään. Lähtökohtainen ratkaisu on, että rekisterinpitäjä laatii Euroopan komission mallisopimuslausekkeiden mukaisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä EU:n ulkopuolisessa maassa olevan henkilötietojen käsittelijän kanssa. Sopimuksella luodaan puitteet korkealaatuiselle tietosuojalle myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Leading Real Estate Companies of the World ® -verkoston jäsenillä on sitovat sopimukselliset velvoitteet suojata asiakkaidensa tietosuojaa. Verkoston jäsenten tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ja verkosto on sitoutunut siihen, että tiedonsiirrot EU:n ulkopuolelle tehdään EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset on kuvattu kohdassa ”Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus”.

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lainsäädännön mukaisia asiakkaan tuntemistietoja säilytetään pääsääntöisesti 5 vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Toimeksiantoja koskeva materiaali säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä Kiinteistönvälitysalan Keskusliiton hyvästä välitystavasta annetun ohjeen mukaisesti. Suoramarkkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään toistaiseksi siltä osin kuin suoramarkkinointia on tarkoitus jatkaa, ellei vastaanottaja ole perunut suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai kieltänyt suoramarkkinointia.

Rekisterinpitäjä poistaa henkilötiedot rekisteristä jälkeen, kun yllä selvitetty säilytysaika päättyy tai rekisteröity on peruuttanut antamansa suostumuksen.

Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
2. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
3. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
2. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.